Как хранить архивные документы?

Как хранить архивные документы?

Для хранения образующихся в ходе деятельности организации документов используются два способа: хранение в специализированных архивных компаниях и создание собственного архива.

 

Хранение в специальных архивных компаниях

«Хранение вне офиса», то есть, в специализированных фирмах, в последнее время приобретает всё большую популярность. Архивы такого типа оснащены современным оборудованием (системы пожарной безопасности и контроля доступа и т.д.), в них работают квалифицированные сотрудники, соблюдаются все требования законодательства РФ к порядку хранения документов.

Использование услуг архивной компании поможет вам снизить непрофильную нагрузку на своих сотрудников, защитить конфиденциальную информацию от доступа посторонних, сохранить важные документы. Кроме того, вы сможете избежать расходов, связанных с созданием и дальнейшим обслуживанием собственного архива, освободить офисные площади. Отбор и уничтожение документов, у которых истёк срок хранения, так же будет производиться в срок.

В данном случае весь процесс вашего участия сводится к выбору такой организации, заключению договора и своевременной оплате услуг по хранению вашей документации. Однако, каждый индивидуальный предприниматель должен сам решать, насколько актуален такой способ хранения, ведь он требует регулярных затрат.

 

Создание собственного архива

В том случае, если вы решаете создать собственный архив, в этом случае вам придётся проделать большую работу по подготовке с учётом всех требований и рекомендаций действующего законодательства по вопросам архивного дела, хранения, использования и уничтожения документации. У ИП обязанности по ведению архива возлагаются на самого предпринимателя, в небольших организациях – на одного из сотрудников. Более крупные компании в своём штате предусматривают должность архивариуса или руководителя архива.

Учитывая небольшой документооборот индивидуального предпринимателя, создавать полноценный архив ему, как правило, слишком затратно и нецелесообразно. Поэтому многие используют для этого сейфы, отвечающие необходимым критериям взломо- и огнестойкости. Однако нормативные документы такого способа хранения не предусматривают. К тому же сейф может просто не вместить весь необходимый объём, особенно за несколько лет.

 

Ответственность за нарушение организации хранения документов

Согласно общим правилам ответственность за организацию хранения документов лежит на руководителе. Однако за сохранность первичных учётных документов, бухгалтерской и налоговой отчётности и т.д. несёт ответственность так же и главный бухгалтер. Если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, вся ответственность лежит на нём. Важно помнить, что любая компания может быть подвергнута архивной проверке, контроль над которой осуществляет прокуратура.

Законодательством РФ предусмотрен ряд санкций за нарушение порядка хранения необходимых документов. Кроме того, согласно ст. 120 НК РФ, отсутствие первичных документов, которые подтверждают обоснованность свершения хозяйственной операции, считается грубым нарушением правил учёта расходов и доходов и облагается штрафом в размере 10 000 рублей.

Если те же нарушения были совершены в течение двух и более налоговых периодов, штраф составит уже 30 000 рублей. В том случае, если эти нарушения повлекут за собой занижение налоговой базы, штраф составит уже 20% от неуплаченного налога (но не менее 40 000 рублей).

Всё вышесказанное относится и к ИП-упрощенцам, которые, хоть и могут не вести бухгалтерский учёт, обязаны вести налоговый учёт и учёт денежных средств, а так же представлять декларацию по УСН в налоговые органы.

Кодекс об административных правонарушениях так же предусматривает ряд санкций за нарушение сроков и порядка хранения бухгалтерских документов. За грубое нарушение правил представления бухгалтерской отчётности и ведения бухгалтерского учёта, а так же сроков и порядка хранения учётных документов на должностных лиц налагается административный штраф от 2 000 до 3000 рублей.


Мои финансы — интернет-сервис для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности для предпринимателей
E-mail
Пароль

Сервис для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности, разработанный для малых предпринимателей. Сервис помогает людям сохранять время и фокусироваться на бизнесе.

Прямо сейчас, вы можете попробовать наш сервис в действии совершенно бесплатно!


Возможности сервиса

Кузнецов Михаил

Кузнецов Михаилвладелец рекламного агентства «Авангард»

Ни для кого не секрет, что российское налоговое законодательство достаточно сложное, особенно для неподготовленного человека. Я всегда нанимал бухгалтеров, но порой сталкивался с их недобросовестностью или некомпетентностью. Результат - проблемы с налоговой инспекцией и штрафы. Проверить же работу было очень сложно, это отнимало слишком много сил и времени (ведь нужно было встретиться с бухгалтером, вникнуть в кучу бумаг и т.д.) Сейчас мой бухгалтер работает через сервис «Мои финансы», и я могу проверить его работу в любой удобный для меня момент без личной встречи. Вся информация представлена в удобной и понятной форме, кроме того, можно проверить, не завышена ли сумма налога, выставить счёт онлайн и многое другое. Очень мобильный и функциональный сервис, всем рекомендую! 

Расчет ведения бухгалтерии

  • Система
    налогообложения

    • УСН
    • ЕНВД
    • ОСНО
  • Форма
    деятельности

  • Ведете
    деятельность

    • Да
    • Нет - "нулевая"
      отчетность
  • Количество
    сотрудников

  • Количество
    документов в месяц

  • Рассчитать
  • Сумма
    3 000 РУБ. МЕС.

  • Введите имя

    Введите телефон

    Введите E-mail

Разделы по теме

Статьи

Популярные статьи


Тэги

инструкция регистрация ИП налогообложение заявление налоговая ПФР ФОМС виды деятельности ОКВЭД вопросы ООО налоги УСН доходы доходы минус расходы Москва юридический адрес банки клиент банк аутсорсинг бухгалтерия бухгалтер справочник скачать КБК 2013 г. ИНН классификатор КПП ОГРН СНИЛС ИФНС отчетность бланк ЕНВД декларация акт товарная накладная торг-12 работники увольнение перемещение работника прием на работу личная карточка работника лицевой счет налоговый календарь производственный календарь сотрудники 2014 г. ПСН НДС онлайн налог справки справка о несудимости гражданство касса БСО прописка нулевая отчетность баланс НДФЛ нулевой баланс нулевая декларация ФСС БИК книга учета КУДиР налоговый учет книга продаж книга покупок счет-фактура приходный кассовый ордер расходный кассовый ордер доверенность платежное поручение счет Росстат ОГРНИП ОКФС ОКОПФ среднесписочная численность устав документы учередительные документы корпоративные документы список участников договор об учередждении решения участников прибыль финансовый учет бланки строгой отчетности налоговая декларация платежная ведомость штрафы ответственность патент ОСН субсидии центр занятости бизнес план печать кредит виды предпринимательской деятельности проверка расчетный счет ЕГРИП отпускные интернет мои финансы санкции бухгалтерия онлайн франчайзинг аттестация фирмы-однодневки контрагенты лицензирование аренда физ. лица внесение изменений товарооборот взаимозачет бартер недостача закрытие грузоперевозки архивы документооборот дивиденды страховые взносы ЕСНХ договор уточненная декларация прокурорская проверка ОКТМО ОКАТО изменения учредительные документы юр. лица налог на прибыль переплата росалкогольрегулирование ЦБ РФ бухгалтерский баланс отчет о движении денежных средств изменение капитала ИП УНС минфин такси чеки МРОТ больничный электронные деньги законы ФНС 2015 г. виды